Con la fecha, el concepto, el documento, la entrada, la salida y el saldo de cada línea, calculado solo. Si el saldo baja de cero, se pone en rojo.
Qué es el libro de caja
Una lista, por fechas, de cada entrada y cada salida de efectivo: lo que cobras en metálico, lo que pagas en metálico, lo que llevas al banco y lo que sacas. Después de cada línea, el saldo: el dinero que tendría que haber.
No es lo mismo que el cierre de caja. El cierre es lo que haces cada día en el cajón; el libro junta todos los días y todos los movimientos de efectivo del negocio.
Cómo se lleva
- Empieza con el saldo inicial: el efectivo que hay hoy, contado.
- Cada día, una línea con lo cobrado en efectivo según el cierre de caja.
- Cada pago en metálico, una línea de salida con su concepto y el número del ticket o la factura.
- Lo que llevas al banco también es una salida de la caja.
- Al final de la semana, cuenta el efectivo y compáralo con el saldo del libro.
¿Es obligatorio el libro de caja?
Para un autónomo, no. En estimación directa, Hacienda pide los libros de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión, y en la estimación directa normal, si la actividad es mercantil, como una tienda, la contabilidad completa. En módulos, muchos menos. El libro de caja no está en esas listas: es para tu control.
Lo que sí conviene tener claro es el límite de pagos en efectivo: cuando una de las partes es empresario o profesional, no se puede pagar en metálico una operación de 1.000 € o más. Tu gestoría te dice qué libros te tocan a ti.
Fuentes: Agencia Tributaria, obligaciones contables y registrales, Ley 11/2021, límite de pagos en efectivo.
La caja chica
Es un fondo de efectivo pequeño para los gastos del día a día: el mensajero, el café de una visita, una bombilla. Funciona igual: cada gasto, su línea y su ticket, y cuando se acaba, se repone por lo gastado. Así sabes en qué se va, en vez de descubrir un hueco en la caja.
Cómo lo hace GestorTPV
En GestorTPV cada cobro en efectivo queda apuntado en su turno, y las entradas y salidas del cajón, como un pago al proveedor o el dinero que llevas al banco, se apuntan con su motivo. Al cerrar, el arqueo a ciegas te dice si cuadra.