Qué es el cierre de caja y qué es el arqueo
El cierre de caja se hace al acabar el día o el turno: se compara lo que debería haber, según lo que se ha vendido, con lo que hay de verdad.
El arqueo es la parte de contar: el efectivo del cajón, billete a billete y moneda a moneda. Si lo contado y lo esperado no coinciden, hay un descuadre, y hay que apuntarlo aunque sean céntimos.
Con los billetes y las monedas en euros, las fórmulas hechas y lista para imprimir. Rellenas lo amarillo y te dice si cuadra.
Antes de abrir: el fondo de caja
El fondo es el cambio con el que empieza el cajón: monedas y billetes pequeños para dar la vuelta en las primeras ventas.
Lo importante es que sea siempre la misma cantidad y que quede apuntado. Si un día empieza con un fondo y al siguiente con otro, el cierre no se puede comparar.
Durante el día: lo que entra y sale del cajón
Muchos descuadres vienen de aquí. Si pagas al repartidor en efectivo, sacas dinero para el banco o metes cambio, apúntalo en ese momento como una salida o una entrada, con su motivo.
Lo que no se apunta, al cerrar parece que falta o que sobra.
Al cerrar, paso a paso
- Si quieres ver cómo va el día sin cerrar, saca un informe de lo vendido hasta ahora (el informe X).
- Cuenta el efectivo por tipos: billetes de 50, de 20, de 10… y las monedas.
- Calcula lo esperado: el fondo, más lo vendido en efectivo, más las entradas, menos las salidas.
- Compara lo contado con lo esperado y apunta la diferencia, aunque sea cero.
- Comprueba la tarjeta: el total del cierre del datáfono tiene que coincidir con lo cobrado con tarjeta en la caja.
- Separa el fondo para mañana; el resto es lo que va al banco.
- Cierra el día en el programa (el informe Z) cuando todo esté contado.
Un ejemplo
Un ejemplo con números inventados. El cajón empezó con 150 € de fondo; se han vendido 812,40 € en efectivo y se han pagado 60 € a un proveedor. Lo esperado es 150 + 812,40 − 60 = 902,40 €.
Si al contar salen 897,40 €, faltan 5 €. No se completa con dinero del bolsillo ni se deja para mañana: se apunta la diferencia y se busca la causa. Si mañana empiezas otra vez con 150 € de fondo, al banco van 747,40 €.
Contar sin equivocarte
- Separa los billetes y las monedas por valor antes de contar.
- Haz montones de diez: se cuentan más rápido y se ve enseguida si a uno le falta algo.
- Aparta los billetes rotos o dudosos y apúntalos aparte.
- Si no cuadra, vuelve a contar el valor que más piezas tiene; si sigue sin cuadrar, cuéntalo todo otra vez.
Por qué contar a ciegas
En el arqueo a ciegas, quien cuenta no ve lo que debería haber hasta que termina. Parece un detalle, pero cambia mucho: si sabes la cifra que buscas, es muy fácil dar por buena una cuenta que no lo es.
Contando a ciegas, la diferencia que sale es la de verdad, y se ve antes si un error se repite.
Las causas más habituales de un descuadre
- Un cambio mal dado.
- Una venta cobrada en efectivo y marcada como tarjeta, o al revés.
- Un pago al proveedor o una retirada que no se apuntó.
- Contar el cajón sin descontar el fondo, o con un fondo distinto al de siempre.
- Un ticket anulado después de haberlo cobrado, o una devolución en efectivo que no pasó por la caja.
- Un billete falso.
Si el descuadre no se explica
Apúntalo con la fecha, el importe y la firma de quien ha contado y del encargado. Si se repite, mira si coincide con un turno o con una persona: casi siempre hay un motivo que se corrige.
En la contabilidad, la diferencia que no se explica se registra como un gasto o un ingreso excepcional. Pásale las hojas de cierre a tu gestoría y que lo apunte ella.
Cómo lo hace GestorTPV
En GestorTPV la caja va por turnos y cada uno entra con su PIN. Las entradas y salidas de efectivo se apuntan con su motivo, el informe X enseña cómo va el día sin cerrar y el cierre se hace con arqueo a ciegas: quien cuenta no ve lo que debería haber, y si falta o sobra algo, queda apuntado.
La licencia se paga una vez, 1.449 € + IVA, con la instalación incluida y sin cuotas.