Dos hojas: los productos, con su stock actual, su mínimo y el aviso «Pedir», y los movimientos de entrada y salida. Funciona también en Google Sheets.
Cómo está hecha
En la hoja «Stock» das de alta cada producto una vez: su código, el nombre, la categoría, el proveedor, el stock con el que empiezas, el mínimo y lo que te cuesta cada unidad.
En la hoja «Movimientos» apuntas cada entrada y cada salida, con su fecha, el código y la cantidad. La hoja Stock suma sola las entradas y las salidas de cada código y calcula el stock actual, lo que vale y si hay que pedir.
Paso a paso
- Cuenta lo que tienes hoy y apúntalo como stock inicial de cada producto.
- Dale a cada producto un código único. Si trae código de barras, usa ese.
- Pon el mínimo: las unidades con las que quieres pedir antes de quedarte sin nada.
- Cada vez que llegue mercancía, una línea de entrada. Cada venta, rotura o regalo, una de salida.
- Mira la columna «¿Pedir?» antes de hacer el pedido al proveedor.
- Una vez al mes, cuenta lo que hay y corrige con un movimiento las diferencias.
Cómo calcular el stock mínimo
Una cuenta sencilla: lo que vendes en un día normal, por los días que tarda el proveedor en traerlo, más un margen por si se retrasa o vendes más. Por ejemplo, con números inventados: si vendes 3 al día, el proveedor tarda 5 días y quieres 2 días de margen, el mínimo es 3 × 7 = 21 unidades.
Dónde se queda corta una hoja de cálculo
- Las ventas no se restan solas: hay que apuntarlas, y lo que no se apunta, no existe.
- Si dos personas la tocan a la vez, una pisa a la otra.
- Cada talla y cada color es una fila aparte, y con muchos productos se hace enorme.
- No avisa: te enteras de lo que falta cuando la abres.
Cuando pases a un programa
En GestorTPV cada venta descuenta lo vendido y las compras entran con la foto o el PDF de la factura del proveedor. Cada artículo distingue el stock físico, lo reservado y lo disponible, y te avisa con la reposición recomendada cuando baja de su mínimo.
Si empiezas con esta plantilla, no pierdes el trabajo: el catálogo se carga desde una hoja de cálculo al instalar.