Por qué se descuadra
Dos sitios venden del mismo estante y cada uno lleva su cuenta. Mientras una venta no llega al otro lado, los dos creen que queda una unidad que ya no está. Cuanto más tarda en pasar, más fácil es venderla dos veces.
- Ventas del mostrador que no se restan en la web, o al revés.
- Devoluciones que vuelven al estante sin volver al stock.
- Roturas, mermas y lo que se usa en la tienda.
- Pedidos cancelados que no devuelven sus unidades.
- Mercancía que llega del proveedor y no se apunta.
Las tres formas de hacerlo
| Forma | Cómo funciona | En qué falla |
|---|---|---|
| A mano | Al cerrar, restas en la web lo vendido en la tienda, y en la tienda lo vendido en la web | Durante el día no cuadra, y basta un olvido para vender lo que no hay |
| Con una hoja o un conector | Un plugin o una exportación pasa el stock de un sitio a otro cada cierto tiempo | Entre una pasada y la siguiente se puede vender dos veces, y si deja de funcionar nadie se entera |
| Con el TPV conectado a la web | La caja manda cada cambio en cuanto pasa y recoge los pedidos de la web | Hay que saber cada cuánto llegan los pedidos y qué pasa si se va internet |
Decide quién manda
Para que no haya dos versiones del stock, uno de los dos tiene que mandar. Si tienes tienda física, lo normal es que mande la caja: ahí entra la mercancía, ahí se hacen las devoluciones y ahí se hace el inventario. La web enseña lo que la caja le dice y le pasa sus pedidos.
Y la web tiene que enseñar lo disponible, no lo que hay en el almacén: lo que hay, menos lo apartado para otros pedidos y para clientes que lo han dejado reservado.
Lo que tienes que preguntar antes de conectar
- ¿El stock se manda a la web al momento o cada cierto tiempo?
- ¿Cada cuánto llegan los pedidos de la web a la caja?
- ¿Un pedido de la web aparta las unidades en la tienda, o solo las resta cuando se envía?
- ¿Qué pasa si dos personas compran la última unidad a la vez?
- ¿Se pasan también las tallas y los colores, los precios y las devoluciones?
- ¿Qué pasa si se va internet en la tienda?
Mientras tanto, un margen de seguridad
Si tu sistema no es al momento, publica en la web una o dos unidades menos de las que tienes en lo que más se vende. Perderás alguna venta por internet, pero no tendrás que llamar a nadie para decirle que no queda.
Cómo lo hace GestorTPV
La caja manda a la web los precios y el stock en cuanto cambian, y una vez al día repasa el catálogo entero. Los pedidos de la web entran con sus unidades apartadas, así que en el mostrador no se venden por error.
Con la tienda online que montamos nosotros, la web le pide la unidad a la caja en el momento de comprar: si dos personas van a por la última, solo una se la lleva. Con WooCommerce, la web vende con su copia del stock y los pedidos llegan a la caja cada 30 segundos; si en ese rato se cruzan dos ventas, el pedido queda para revisar y decides tú.